Innowacyjne i coraz bardziej zaawansowane techniki przekazywania i przetwarzania informacji, a także ciągłe zmiany w przepisach podatkowych i nakładanie przez ustawodawcę nowych obowiązków na podmioty gospodarcze, stanowią duże wyzwanie dla Spółdzielni. Wychodząc naprzeciw tym wyzwaniom oraz w celu polepszenia komunikacji z mieszkańcami, w ubiegłym roku Zarząd wraz z Radą Nadzorczą podęli decyzję o zakupie zintegrowanego systemu informatycznego.
Obecnie trwają prace przedwdrożeniowe, mające na celu przygotowanie rozwiązań, które będą odpowiadać wielkości zasobów oraz specyfice organizacji, jaką jest SM „Osiedle Młodych” w Poznaniu.
Wśród modułów, które usprawnią codzienną pracę Spółdzielni w zakresie kadr i płac, księgowości, oraz spraw członkowsko-mieszkaniowych i technicznych, znajdzie się najważniejszy z nich – Mobilny System Obsługi Mieszkańca. Ta funkcjonalność pozwoli zrealizować jeden z priorytetowych celów Spółdzielni – poprawa jakości obsługi mieszkańców. Od dłuższego czasu, mieszkańcy kierowali do Zarządu oraz Kierownictw Osiedli wnioski o ulepszenia i rozbudowę istniejącej platformy e.osiedlemlodych.pl, która w chwili obecnej umożliwia jedynie dostęp do informacji o szczegółach naliczeń czynszowych, faktur i terminach ich płatności. Nowe rozwiązanie pozwoli mieszkańcom, m.in. na:
- zgłaszanie spraw i wniosków do Spółdzielni wraz z opisem problemu, możliwością dodania załącznika, czy wskazaniem lokalizacji na mapie;
- otrzymywanie automatycznych powiadomień o postępach w realizacji sprawy;
- kontrolę aktualnych i historycznych danych o obrotach i saldach posiadanych lokali mieszkalnych,
- dostęp do informacji o szczegółach płatności;
- dokonanie bezpośrednich płatności czynszu;
- weryfikację zużycia mediów;
- podanie stanu liczników;
- odbiór wiadomości i komunikatów wysyłanych przez Spółdzielnię;
- kontakt przez komunikator / chat.
Nowy system informatyczny umożliwi także publikację najważniejszych dokumentów Spółdzielni, m.in. uchwał i protokołów obrad organów spółdzielni, a także protokołów lustracji i rocznych sprawozdań finansowych.
Wdrażane obecnie rozwiązania, umożliwią także korzystanie z modułu – e-korespondencja, który pozwoli na oszczędność czasu i materiałów eksploatacyjnych. Elektroniczny obieg dokumentów usprawni procesy załatwiania spraw i da możliwości monitoringu ich załatwienia mieszkańcom. Obecnie zgodnie z przepisami ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, informacje o zmianie wysokości opłat (zarówno zależnych, jak i niezależnych od Spółdzielni), które przez gospodarzy domów lub listami poleconymi dostarczane są bezpośrednio do mieszkań na początku każdego roku, wymagają uzasadnienia na piśmie. Analogiczne zasady dotyczą zawiadamiania członków Spółdzielni o obradach walnego zgromadzenia. Zgodnie z ww. ustawą: „O czasie, miejscu i porządku obrad walnego zgromadzenia lub jego części zawiadamia się wszystkich członków na piśmie co najmniej 21 dni przed terminem posiedzenia walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części.”.
Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów, nowy system umożliwi składanie przez Spółdzielnię ww. oświadczeń woli w formie elektronicznej i opatrywanie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co zgodnie z Kodeksem cywilnym jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Przypomnijmy, że nasza Spółdzielnia to 287 budynków mieszkalnych, ok. 1 500 lokali użytkowych, niespełna 31 tys. mieszkań oraz ok. 60 tys. mieszkańców. Zanim nowy system zostanie ostatecznie wdrożony, należy podjąć szereg bardzo ważnych rozmów, spotkań, szkoleń, testów i decyzji, by przygotowane rozwiązania działały w pełni optymalnie w tak dużej spółdzielni mieszkaniowej. Obecnie pracownicy Spółdzielni w wieloosobowych zespołach merytorycznych pracują nad stworzeniem procedur zintegrowanego systemu informatycznego, które znacznie ułatwią pracę wewnątrz organizacji, ale także wpłyną korzystnie na komunikację z mieszkańcami, najemcami lokali użytkowych oraz innymi klientami Spółdzielni. Nowy system wdrażany będzie etapami, natomiast w pełnym wymiarze rozpocznie działanie w 2025 roku.
Powstanie nowego systemu nie oznacza jednak zupełnej rezygnacji z tradycyjnych form komunikacji. Decyzja o sposobie/formie kontaktu z jednostkami Spółdzielni, będzie należała do danego mieszkańca.